Ya hemos explorado cómo la IA ha ayudado a empresas como las aseguradoras o los eCommerce, pero las instituciones educativas como las universidades también están sacando ventaja de estas herramientas y no solo para sus procesos administrativos, también para aumentar la atracción e inscripción de nuevos alumnos.
Específicamente, los chatbots están en un punto de inflexión en su adopción en la educación superior, donde ya están ganando terreno como uno de canales de interacción más esperados por estudiantes y como una experiencia estándar del estudiante. De acuerdo a un reporte de Gartner sobre las tendencias tecnológicas que están impactando en la educación superior, revela que casi se ha duplicado el número de instituciones que han invertido en chatbots de inteligencia artificial durante el último año.
Chatbots para preguntas frecuentes de los universitarios
El inicio de un nuevo ciclo escolar es siempre el momento cumbre de esfuerzos e inversión para las universidades. Los candidatos se encuentran explorando opciones, visitando sitios web, descargando programas de estudio, preguntando por cuotas y más. El departamento de admisiones, la mayoría de las veces, encuentra retador responder al enorme flujo de preguntas que llegan a sus manos, dejando sin atender a un porcentaje de los interesados y reduciendo el número de posibles nuevas inscripciones.
Un chatbot de preguntas frecuentes o FAQ bot, es una gran solución para este problema. Estos chatbots pueden manejar una amplia gama de consultas, desde requisitos de admisión y fechas límite hasta información sobre programas académicos y costos. Lo más importante es que el FAQ bot puede responder a múltiples consultas repetitivas, liberando al personal de admisiones para centrarse en consultas más complejas y personalizadas.
Un chatbot puede responder diversas preguntas en lugar de un agente humano, tales como: ¿Cuáles son las tarifas de colegiatura para el programa de Ingeniería Computacional?, ¿Cuál es la fecha límite para subir mi documentación?, ¿Cuándo inicia el ciclo escolar 2024-2025?, ¿Cuál es el listado del profesorado para el segundo año de Diseño Industrial?, ¿Puedo solicitar una visita guiada al campus? y ¿Qué actividades extracurriculares están disponibles para los estudiantes?
Además en caso de que alguna pregunta no se encuentre en su base de datos, el bot puede levantar la mano y acercarse a un agente humano de admisión para responder a la duda del postulante. Por ejemplo, si un alumno internacional tiene una pregunta respecto al proceso de solicitud de una beca, y este tema no se encontraba en las preguntas frecuentes, puede recurrir al agente para darle la información completa al alumno sin cortar o entorpecer su comunicación.
Chatbots asistentes en en el proceso de admisión
Otro escenario de uso es que los chatbots, además de ser asistentes para los agentes humanos, funcionen para guiar a los estudiantes a través de cada paso del proceso de admisión. Desde la recolección de documentos hasta la programación de exámenes de admisión, los chatbots pueden proporcionar recordatorios y orientación personalizada en cada etapa.
Si el chatbot está integrado con un CRM, los ejecutivos del área de admisiones contarán con notificaciones en tiempo real cuando un candidato haya completado los requisitos, toda la información del perfil e incluso, si está conectado a un calificador de leads, obtener retroalimentación inmediata de la probabilidad de que el candidato se registre como un alumno activo.
Además el beneficio del chatbot no solo se encuentra del lado de la universidad, también beneficia la experiencia del usuario. Por ejemplo, podría brindar estatus de la aplicación del estudiante: si fue recibida, si está siendo revisada, aceptada o rechazada o se necesita más información. Esta solución ayuda a reducir las preocupaciones de los estudiantes y proporcionar retroalimentación rápida en un momento potencialmente estresante.
Chatbots para incentivar el engagement pre-admisión y aumentar la matriculación
Una aplicación un poco menos convencional es que sirva como un apoyo en el involucramiento a nivel emocional del estudiante en su proceso de admisión. Si lo vemos desde el lado del marketing, en realidad sirve como una herramienta de nutrición de leads. Si bien los chatbots son increíblemente útiles para brindar información y responder preguntas frecuentes, no pueden replicar la conexión humana y la experiencia personal que el toque humano puede ofrecer.
Sin embargo, sí pueden apoyar este proceso por detrás. Este enfoque innovador ayudará los estudiantes a sentirse más conectados con la comunidad universitaria desde el principio. Por ejemplo el chatbot podría programarse para enviar la última publicación de Instagram o TikTok de la comunidad universitaria o permitirle conectar con otros potenciales estudiantes o exalumnos para tener una visión más informada en su decisión. Un estudiante actual puede brindar insights y consejos que van más allá de los hechos y las cifras, ofreciendo un vistazo real a las experiencias de la vida en el campus o la oferta académica.
Además, los chatbots también pueden ser una herramienta efectiva para la retención estudiantil una vez que los estudiantes han sido admitidos. Pueden ofrecer apoyo continuo, responder preguntas sobre servicios estudiantiles, conectar a los estudiantes con recursos académicos y de orientación, e incluso proporcionar recordatorios sobre fechas importantes, como el inicio de clases o la fecha límite para pagar la matrícula.
Si aún tienes dudas de cómo implementar un chatbot para tu negocio o cómo personalizarlo para tu operación u objetivo particular, no dudes en consultarnos, podremos orientarte y platicar de alguno de nuestros casos de éxito de bots.
